Soha Travel tổ chức thành công hội nghị toàn quốc và các bước tổ chức sự kiện

Hiện nay, tìm được công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đang được nhiều công ty, đoàn thể, cá nhân quan tâm. Nhu cầu tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đang ngày càng tăng. Một sự kiện thành công đánh dấu một bước ngoặc ấn tượng đối với những người tham dự và cả người tổ chức.

Soha Travel đã tổ chức thành công Hội nghị toàn quốc của Bộ Nông nghiệp &PTNT tại Cần Thơ

Thời gian vừa qua, Soha Travel đã tổ chức thành công Hội nghị toàn quốc của Bộ Nông nghiệp &PTNT tại Cần Thơ. Cùng nhìn lại sự kiện này và tìm hiểu những cách để có một sự kiện thành công nhé.

Soha Travel - công ty tổ chức sự kiện Hội nghị toàn quốc về thúc đẩy chế biến và phát triển thị trường nông sản năm 2021

Ngày 28/4/2021, tại Cần Thơ, Bộ Nông nghiệp &PTNT phối hợp với Bộ Khoa học và Công nghệ và Ủy ban Nhân dân Cần Thơ tổ chức Hội nghị toàn quốc về thúc đẩy chế biến và phát triển thị trường nông sản năm 2021. Tham dự hội nghị có đại diện bộ ngành trung ương, lãnh đạo UBND và Sở Nông nghiệp &PTNT, hơn 150 doanh nghiệp chế biến, doanh nghiệp xuất khẩu nông sản trong cả nước

Hội nghị toàn quốc về thúc đẩy chế biến và phát triển thị trường nông sản năm 2021

Để tổ chức được sự kiện mang tính toàn quốc này một cách chỉnh chu nhất, nhân viên Soha Travel – công ty tổ chức sự kiện trọn gói đã có chuyến tiền trạm trước đó. Sau đó, chúng tôi có mặt tại Cần Thơ trước 2 ngày để có phần set up kỹ càng nhất.
Trước hết, phong màn được thiết kế với màu sắc chủ đạo cùng những thông tin cần thiết, logo chủ đạo của đơn vị chủ trì. Sân khấu cao được trải thảm đỏ dành cho đại biểu, màn hình chiếu cỡ lớn đủ để cho toàn bộ hội trường theo dõi mọi thứ diễn ra trên sân khấu.

Sau hội nghị, Soha Travel đã nhận được lời khen ngợi từ nhiều đơn vị tham dự  cùng thư cảm ơn đến từ Bộ Nông nghiệp &PTNT.

Âm thanh được chuẩn bị to rõ, ánh sáng được chúng tôi lắp đặt với màu vàng trên sân khấu chính và sử dụng ánh sáng trắng cho toàn hội trường.
Bên cạnh đó, bàn ghế trong hội trường được sắp xếp một cách trất tự. Các bản tên của đại biểu được để đúng vị trí và vai trò, thứ bậc. Trên bàn, chúng tôi chuẩn bị những thức uống theo yêu cầu.
Bên cạnh đó, suốt thời gian diễn ra hội nghị, đội ngũ chụp hình, quay phim luôn ghi lại những khoảng khắc, thước phim cho toàn hội nghị. Và sẽ được chỉnh sửa để gửi lại cho đơn vị chủ trì trong thời gian sớm nhất.
Nhân viên Soha Travel - Công ty tổ chức sự kiện tại Tp. Hồ Chí Minh luôn túc trực để điều chỉnh âm thanh, ánh sáng, phòng những sự cố bất ngờ về điện đài hay thiết bị điện tử. Đảm bảo cho hội nghị diễn ra suôn sẻ nhất.
Ngoài khu vực hội trường, khu vực phía trước sẽ là những gian hàng trưng bày sản phẩm của các doanh nghiệp cũng được dựng lên, trang trí, làm nổi bật thương hiệu và sản phẩm của doanh nghiệp.
Sau hội nghị, Soha Travel đã nhận được lời khen ngợi từ nhiều đơn vị tham dự  cùng thư cảm ơn đến từ Bộ Nông nghiệp &PTNT.

Những bước để tổ chức một sự kiện thành công

1. Thiết lập mục tiêu cho sự kiện

Bước đầu tiên chính là thiết lập mục tiêu của sự kiện. Mục tiêu cần phải rõ ràng, cụ thể để dễ dàng lên kế hoạch và kiểm soát trình tự diễn ra. Thường mục tiêu sẽ do phòng marketing hoặc công ty tổ chức sự kiện sẽ đưa ra, sao cho phù hợp nhất với yêu cầu của khách hàng hay lãnh đạo.

2. Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện

Sau đó, bạn hãy xác định quy mô sự kiện lớn hay nhỏ và thành lập đội ngũ nhân sự phù hợp. Đội ngũ nhân sự của công ty tổ chức sự kiện được coi là yếu tố quan trọng nhất để đem đến sự thành công cho sự kiện.

3. Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham gia

Việc chọn thời gian và địa điểm có thể đã được chỉ định, lên kế hoạch trước cho sự kiện. Nhưng nếu đây là một sự kiện không phải thường xuyên thì hãy lựa chọn dựa trên những yếu tốt sau:

• Xác định thời gian phải phù hợp lên kế hoạch.
• Tìm hiểu xem thử nó có trùng với ngày lễ theo luật định và tôn giáo
• Kiểm tra ngày tháng phù hợp với người tham gia chính.
• Tiến hành khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện.

4. Lựa chọn chủ đề tổ chức sự kiện

Để tổ chức được một sự kiện nổi bật, bạn hãy chọn một chủ đề hấp dẫn nhắm thu hút đối tượng tham gia. Để có chủ đề thu hút, hãy có cái tên sự kiện ấn tượng. Cái tên là một điểm nhấn đặc biệt trên phương tiện truyền thông.
Lúc này, đội ngũ nhân sự của công ty tổ chức sự kiện trọn gói cần sáng tạo để có một cái tên thất ấn tượng cho  sự kiện. Tạo một tagline – khẩu hiệu thương hiệu ngắn, mô tả sự kiện. Sau đó, tiến hành thiết kế logo và hệ thống nhận diện cho sự kiện.

5. Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

Đây là bước quan trọng, dựa vào thông tin đã có để có thể lên kế hoạch cho toàn bộ những bước hoạt động trước, trong và sau sự kiện. Kế hoạch này phải bao gồm:

• Địa điểm, hậu cần & quản lý phục vụ
• Diễn giả / diễn giả
• Quản lý tài trợ / đối tác
• Hoạt động / giải trí
• Đăng ký
• Công khai / quảng cáo (trực tuyến & ngoại tuyến)
• Quản lý tình nguyện viên

6. Kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch khi tổ chức sự kiện

Bạn phải quản lý thận trọng và kiểm soát được nhiều việc một lúc để lập kế hoạch tổ chức sự kiện cách tốt nhất. Sau khi lên kế hoạch, hãy phân việc và kiểm soát nhân sự để chạy theo đúng tiến độ.
Ngoài ra, dùng những phần mềm trực tuyến để đơn giản hóa nhất phần lập kế hoạch như thanh toán, tích hợp danh sách , đăng ký, báo cáo,… công ty tổ chức sự kiện tại Tp.Hồ Chí Minh có thể giúp bạn.

7. Làm việc với các nhà cung cấp, bảo trợ truyền thông, đơn vị tài trợ

Hãy xác định tổ chức nào có thể hợp tác hoặc kêu gọi tài trợ không? Khi hợp tác với người khác, bạn sẽ được hỗ trợ tốt nhất trong việc quảng bá, lan truyền và góp phần khiến cho sự kiện thành công.
Tùy theo sự kiện mà tìm kiếm đơn vị tài trợ một phần của sự kiện. Điều này bao gồm từ các tổ chức tài trợ bữa tối, cung cấp vật phẩm bán đấu giá, vé vào cửa, những doanh nghiệp địa phương cung cấp hàng hóa, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ.

8. Truyền thông cho sự kiện

Quảng bá bắt đầu từ những kênh đang sở hữu như website, email, kênh mạng xã hội. Tiếp đến là trả phí trực tuyến và ngoại tuyến cho việc quảng bá, dùng những công cụ truyền thông để kêu gọi khách hàng đăng ký.

Bên cạnh đó, cần lưu ý tới việc cảm ơn, tri ân tới các nhà bảo trợ truyền thông, nhà tài trợ cho sự kiện. Ngoài ra, nên thông cáo báo chí và truyền tải thông điệp qua những bài viết, truyển tải kể cả sự thành công của sự kiện.

9. Thiết lập ngân sách cho sự kiện từ công ty tổ chức sự kiện

Ngân sách cần phải được lên kế hoạch, xem xét và kết hợp từ những hạng mục chính trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Cộng thêm những chi phí du lịch hoặc lưu trú cho khách VIP, diễn giả,… Nên dự trù một khoảng cho ngân sách phát sinh.

10. Đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện

Điều quan trọng tiếp theo là đánh giá hiệu quả sự kiện, doanh nghiệp trên các KPI được xác lập. Hãy so sánh, đối chiếu và lượng giá xem kết quả của sự kiện có giống như mong đợi không. Từ đó, rút kinh nghiệm và có giải pháp cho sự kiện sau.

Soha travel – công ty tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp

 Để có một sự kiện thành công và ấn tượng nhất. Điều trước tiên, hãy tìm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Soha travel tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện lớn, nhỏ một cách chuyên nghiệp nhất. 5 lý do sau đây, là điều bạn nhận được khi chọn Soha Travel:

• Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm.
• Lên kế hoạch, thiết kế sân khấu, lên chi phí phù hợp với nhu cầu khách hàng.
• Hỗ trợ thiết kế logo, quay phim, chụp hình xuyên suốt sự kiện.
• Set up trước, trong và sau sự kiện. Dọn dẹp và trả lại nguyên vẹn mọi thứ sau khi sự kiện diễn ra.
• Hỗ trợ âm thanh, ánh sáng và mọi trang thiết bị được yêu cầu.

Nếu như, bạn muốn tìm một công ty tổ chức sự kiện cho mình và bạn muốn sự kiện đó phải ấn tượng, thành công. Hãy liên hệ ngay Soha Travel để được tư vấn, hỗ trợ và tổ chức sự kiện thành công nhé.