Kinh nghiệm tổ chức Gala dinner vô cùng ý nghĩa vô cùng giản đơn

  • 25/04/2019

Mỗi năm, việc tổ chức Gala dinner để chiêu đãi nhân viên, đối tác, khách hàng là điều nhiều doanh nghiệp quan tâm. Vậy làm thế nào để tổ chức một bữa tiệc vừa hoành tráng, ý nghĩa và ấn tượng. Cùng Sohatravel tìm hiểu một số điều lưu ý sau đây nhé.

Tiệc gala dinner và những điều cần biết

Gala là bữa tiệc được tổ chức để chiêu đãi nhân viên, khách hàng, đối tác mà các doanh nghiệp tổ chức hằng nằm. Đây là dịp cả công ty cùng quây quần trong bữa ăn đặc biệt và gửi lời tri ân đến những nhân viên, khách hàng và đối tác của mình. Bên cạnh đó, bữa tiệc trong chương trình Gala Dinner là một trong những phương thức quảng bá thương hiệu với khách hàng và xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp cho mình.

Gala được chia thành 2 loại dựa vào thời gian tổ chức tiệc Gala. Đầu tiên là Gala lunch (Tiệc bữa trưa) và Gala dinner (Tiệc bữa tối). Trong đó Gala dinner được lựa chọn phổ biến hơn. Trong chương trình Gala thì khu vực sân khấu sẽ bao gồm gala dinner backdround, MC, ánh sáng, âm thanh và các phần trang trí khác tùy theo yêu cầu.
Để sở hữu một chương trình Gala thu hút thì trước hết phải xây dựng được một chương trình đúng và đủ. Dưới đây là những kinh nghiệm tổ chức Gala diner mà bạn cũng có thể áp dụng cho Gala lunch.

>> Tham khảo các địa điểm tổ chức teambuilding gần tphcm cho chuyến đi thêm hoàn hảo.

ý tưởng và chủ đề chương trình

Ý tưởng và chủ đề chương trình Gala dinner là yếu tố quyết định tạo nên những điểm mới lạ, hấp dẫn. Đây là bước đầu tiên để bạn có thể lên kế hoạch. Xác định được chủ đề để chạy chương trình, từ đó lên kế hoạch và kịch bản dựa trên nền tảng chủ đề đó.

Gợi ý một số chủ đề cho bữa tiệc như chủ đề theo dự án, chủ đề theo mùa,  chủ đề theo mục tiêu,… Xác định được chủ đề rồi thì bạn sẽ biết bắt đầu từ đâu và các bước thực hiện sao cho hợp lý.
Bên cạnh chủ đề thì những ý tưởng chủ đạo cũng rất quan trọng. Bạn hãy tổng hợp hết những ý tưởng hay từ đồng nghiệp. Dù là ý tưởng nhỏ nhưng sáng tạo thêm thì nó sẽ là bước đột phá trong chương trình của bạn.

Lập kế hoạch cụ thể và kịch bản Gala dinner

 Kế hoạch chương trình sẽ bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức, kế hoạch triển khai sự kiện, kế hoạch truyền thông….

Ngoài ra, thời gian tổ chức sẽ tùy theo tính chất sự kiện. Một số sự kiện như khai trương, giới thiệu sản phẩm mới, teambuilding, hội thảo, trò chơi tập thể…sẽ tổ chức vào cả ngày hay buổi sáng. Còn những sự kiện như tiệc tri ân khách hàng, tiệc tất niên, music show sẽ tổ chức vào buổi tối để tạo không gian lãng mạn, ấm áp và dễ chịu.
Địa điểm tổ chức Galadiner cũng nên chọn những địa điểm đẹp, lãng mạn và phù hợp cho những bữa tiệc tối. Khi đã lên kế hoạch được về thời gian cùng như địa điểm cụ thể thì việc tiếp theo là lên kế hoạch cho việc truyền thông, giấy mời, nhân sự, số lượng tham gia.

Lưu ý cho việc chọn địa điểm tổ chức Gala dinner

Khi lựa chọn địa điểm thì bạn cần nắm rõ những nguyên tắc sau để tổ chức hợp lý nhé.

Gần trung tâm hoặc có giao thông thuận lợi
Địa điểm phải phù hợp với số lượng người tham gia
Có hỗ trợ âm thanh, ánh sáng.
Phù hợp với kịch bản tổ chức
Mức giá phù hợp.

>> Đặt ngay tour mũi né teambuilding cho doanh nghiệp để có chuyến đi đáng nhớ.

Xây dựng kịch bản Gala dinner

 Kịch bản Gala dinner đơn giản so với những sự kiện khác. Vì mục đích chính là tiệc tri ân, liên hoan và kết nối. Tuy nhiên, bạn hãy xây dựng một chương trình cẩn thận để tránh sự rủi ro không mong đợi.

Một chương trình Gala dinner thông thường sẽ trải qua 8 bước sau:
Bước 1: Đón khách mời
Bước 2: MC phát biểu lý do bữa tiệc
Bước 3: Mời khách VIP lên trên sân khấu phát biểu
Bước 4: Chương trình văn nghệ với các tiết mục đặc sắc
Bước 5: Vinh danh và khen thưởng những cá nhân/tập thể xuất sắc
Bước 6: Dùng bữa tiệc.
Bước 7: Tổ chức những trò chơi game show
Bước 8: Bế mạc chương trình.
Những thứ cần chuẩn bị
Một số công việc cần chuẩn bị cho một chương trình gala dinner như:
Đặt dịch vụ: hội trường, tiệc
Chuẩn bị thiệp mời/truyền thông sự kiện
Thuê MC, PG
Chuẩn bị trang trí cổng chào, không gian tổ chức Gala
Chuẩn bị backgroung gala dinner
Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng
Chuẩn bị quà, vinh danh
Thuê các đội vũ đoàn, ảo thuật,…
Chuẩn bị tiệc liên hoan…

Thực hiện tổ chức Gala dinner

Trong quá trình tổ chức tiệc Gala dinner, bạn nhớ bám sát vào kịch bản để tiến hành một cách hợp lý nhất. Phối hợp với MC và ekip để ăn ý và đúng mục đích nhé.
Ngoài ra, bạn cũng nên đề phòng và xử lý linh hoạt những tình huống,  thay đổi theo tình hình thực tế để chương trình vẫn được chạy xuyên suốt và đảm bảo mục tiêu ban đầu.
Sau chương trình
Sau chương trình là thời điểm mà ê kip tổ chức chương trình sẽ đi dọn dẹp những dụng cụ trong tổ chức, dọn dẹp hội trường. Thường thì khi thuê địa điểm người ta đã bao gồm dọn dẹp cho bạn nhưng những đạo cụ tổ chức như âm thanh, ánh sáng, đạo cụ,…cần được dọn lại để dành cho những đợt sau.
Điều quan trọng tiếp theo nữa là khảo sát tính hiệu quả của sự kiện, lắng nghe những đóng góp, ý kiến và phản hồi từ các vị khách và người tham dự. Trên cơ sở đó, làm tốt cho những chương trình sau.

Việc lên kế hoạch và thực hiện tổ chức gala dinner tốt đẹp và hoàn hảo hơn thì bạn cần phải lựa chọn một đơn vị tổ chức chuyên nghiệp, có “tâm” và có “tầm”  để hỗ trợ bạn. Sohatravel là đơn vị tổ chức cá sự kiện và chương trình gala dinner lâu năm, nhiều ý tưởng và sáng tạo. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhé.

Đang chuyển đổi...

Vui lòng chờ trong giây lát